Γράφει ο Σπύρος Κατρανίδης. Συντάκτης της ομάδας Citycampus.gr

Οι διαδικτυακές συναντήσεις ή τηλεδιασκέψεις μπορούν να διευκολύνουν την επίτευξη μιας συζήτησης ή λήψης απόφασης, από δύο ή περισσότερα άτομα, χωρίς να χρειάζεται να συγκεντρωθούν όλοι στο ίδιο μέρος και να συνεργαστούν αρμονικά. Ωστόσο, η αλόγιστη ή μη ορθή χρήση και συντονισμός τους μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στη λειτουργικότητα και τη συνοχή της ομάδας.

Βασικές αρχές οι οποίες πρέπει να διέπουν τις διαδικτυακές συναντήσεις συνοψίζονται στους σκοπούς που έχουν οι συμμετέχοντες: να έχουν τη σωστή νοοτροπία και συμπεριφορά, η agenda να σχετίζεται με τον σκοπό και η συμμετοχή των μελών να είναι εύκολη. Επίσης, πρέπει να είναι διαδραστική, να υπάρχει συνεργασία ανάμεσα στα μέλη και να υπάρχει συνεχή συμμετοχή από αυτά.

Όχι περιττές συναντήσεις

Οι επαναλαμβανόμενες με περιορισμένο ή ασήμαντο αντικείμενο συναντήσεις ενδέχεται να κουράσουν την ομάδα, καθώς τα μέλη της θα μπορούσαν να αφιερώσουν το χρόνο που δέσμευσαν για άλλη εργασία. Καλό θα ήταν ο συντονιστής να αξιολογεί την agenda και να κρίνει αν χρειάζεται συνάντηση ή όχι. Για ήσσονος σημασίας ζητήματα, ενημέρωση ή παρέμβαση ενός ατόμου καλό θα ήταν να πραγματοποιηθεί με άλλους τρόπος όπως με mail.

Προετοιμασία και στρατηγική

Πριν τη διεξαγωγή της διαδικτυακής συνάντησης χρειάζεται ο σχεδιασμός συζήτησης των επίμαχων θεμάτων. Η agenda πρέπει να είναι συγκεκριμένη, αλλιώς η συνάντηση είναι χάσιμο χρόνου! Για αυτό ετοίμασε και παρουσίασε τα θέματα που θα συζητηθούν σε κουκκίδες. Στο τέλος χρειάζεται να ανακεφαλαιωθούν και να παρουσιαστεί ξεκάθαρο πλάνο δράσης για την επόμενη συνάντηση. Μετά τη συνάντηση, στέλνεται στα μέλη σύνοψη του περιεχομένου που συζητήθηκε και την εργασία που αναλαμβάνει το κάθε μέλος. Ρώτα και βεβαιώσου ότι οι συμμετέχοντες την έχουν κατανοήσει.

Προτεραιότητα

Η σειρά συζήτησης παίζει σημαντικό ρόλο. Τα πιο δύσκολα και κρίσιμα θέματα συστήνεται να συζητιούνται στην αρχή. Αν το θέμα ενδέχεται να προκαλέσει εντάσεις προσπάθησε να το προετοιμάσεις με παραγωγικό τρόπο και μετριοπάθεια ενώ σύντομα ή ευχάριστα θέματα και ανακοινώσεις στο τέλος. Τα ευχάριστα νέα θα μπορούσαν να προϊδεάζονται κατά τη διάρκεια της συνάντησης ως έκπληξη.

Καλύτερα με το κρίσιμο άτομο

Μέσα από έρευνα φαίνεται στο 1/3 των συναντήσεων να απουσιάζουν τα κρίσιμα πρόσωπα που έχουν σημαντικό ρόλο στη λήψη ορισμένων αποφάσεων. Η απουσία τους από τηλεδιασκέψεις οδηγεί σε δυσλειτουργίες και μπορεί να οδηγήσει σε επόμενη συνάντηση. Έτσι είναι προτιμότερο η συνάντηση να πραγματοποιηθεί στο μέλλον με την παρουσία των ατόμων-κλειδιά.

Ενεργητικότητα

Κατανέμεται σε κάθε μέλος και από μία αρμοδιότητα. Κάποιο από αυτά μπορεί να έχει ρόλο συντονιστή, κάποιο να κρατάει τον χρόνο ή άλλο να κρατάει τα πρακτικά. Έτσι αποφεύγεται οι συμμετέχοντες να συμπεριφέρονται παθητικά. Εφόσον υπάρχει η δυνατότητα, κατευθυνθείτε σε χρήση βιντεοκλήσης. Βοηθάει στη βελτίωση της προσοχής και αποφεύγεται η ταυτόχρονη απασχόληση με άλλο αντικείμενο.

Όχι πολυμελείς ομάδες

Οι πολυπληθείς ομάδες οδηγούν σε δυσλειτουργία στη λήψη αποφάσεων ενώ πολλά μέλη δεν συμμετέχουν ενεργά στη συνάντηση. Μία λύση για ομάδες άνω των 8 ατόμων είναι ο διαχωρισμός της ομάδας σε μικρότερες υποομάδες. Έτσι οι συμμετέχοντες της κάθε μίας να συζητήσουν μία πτυχή του θέματος και να παρουσιάσουν τα αποτελέσματα τη συζήτησής τους στην υπόλοιπη ομάδα θέτοντας σχεδιασμό, πλάνο ή πιθανά σενάρια. Πλατφόρμες όπως Zoom ή Google Hangouts υποστηρίζουν τέτοια λειτουργία (breakouts).